Pamekasan, 29 Juli 2025 – Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Pamekasan hari ini mengikuti Rapat Koordinasi (Rakor) internalisasi Peraturan KPU (PKPU) Nomor 17 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota. Rakor ini diselenggarakan secara daring melalui platform Zoom meeting dan diikuti oleh KPU Provinsi serta KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Timur.
Dari KPU Pamekasan, Ketua KPU Pamekasan Mahdi, Sekretaris KPU Pamekasan Panji Kuncoro, dan Plt. Kepala Subbagian Keuangan Umum & Logistik (KUL) Hari Mulyono turut serta dalam kegiatan penting ini.
Rakor ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dan pemahaman mengenai tata kelola arsip di lingkungan KPU, khususnya terkait jadwal retensi arsip. PKPU Nomor 17 Tahun 2023 menjadi panduan utama dalam menentukan berapa lama suatu arsip harus disimpan dan kapan dapat dimusnahkan, memastikan efisiensi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dokumen.
Inti dari Rakor ini adalah sebagai berikut :
1. Urgensi Pengelolaan Arsip yang Tepat:
Setiap KPU harus memahami jadwal retensi arsip, yakni kapan arsip harus dilelang, dimintakan izin penghapusan, atau hanya perlu disiapkan.
Pentingnya arsip digital sebagai rekam jejak untuk memudahkan akses dan penyimpanan, serta sebagai bank data Pemilu dari tahun ke tahun. Hal ini juga mengatasi kendala penyimpanan fisik di gudang.
Arsip memiliki fungsi vital dalam pengelolaan KPU, baik di tingkat kabupaten/kota maupun provinsi.
2. Kategori dan Sifat Arsip di Lingkungan KPU:
Arsip Substantif: Arsip yang berasal dari kegiatan fungsional KPU dalam penyelenggaraan tahapan Pemilu dan Pemilihan (misalnya, persiapan, pelaksanaan, penyelesaian, pergantian antar waktu).
Arsip Fasilitatif: Arsip yang berasal dari kegiatan pendukung penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan (meliputi perencanaan, hukum, organisasi, ketatalaksanaan, kerumahtanggaan, teknologi informasi, persidangan, keprotokolan, penelitian dan pengembangan, pendidikan, pengawasan, pengadaan barang dan jasa, kepegawaian, dan keuangan).
Sifat Arsip: Dibagi menjadi arsip aktif (frekuensi penggunaan tinggi) dan arsip inaktif (frekuensi penggunaan menurun).
3. Jadwal Retensi Arsip dan Pemusnahan/Permanen:
Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan wajib suatu jenis arsip.
KPU harus melakukan pencermatan terhadap jenis-jenis arsip logistik dan dokumen KPU lainnya sesuai dengan masa aktif dan inaktif yang diatur dalam PKPU.
Beberapa formulir hasil salinan pemilu (misalnya Pilpres, DPR, DPD) serta formulir salinan Pilkada (Gubernur, Bupati/Wali Kota) adalah arsip yang tidak dapat dimusnahkan dan memerlukan perhatian khusus dalam pemeliharaannya.
Klasifikasi arsip dan jadwal retensinya (baik aktif maupun inaktif, serta ketentuan pemusnahan atau penetapan status permanen) harus menjadi panduan yang selalu diperhatikan oleh Ketua, Sekretaris, dan Kasubbag KUL.
4. Evaluasi Tata Kelola Logistik dan Rekomendasi:
Identifikasi masalah seperti standar biaya bongkar muat yang belum ditetapkan dan anggaran pengepakan yang minim.
Rekomendasi meliputi penyusunan standar harga biaya pengelolaan logistik dan RAB berdasarkan kebutuhan riil.
Masalah logistik yang rusak atau tidak sesuai jumlah serta keterlambatan pengiriman menunjukkan kurangnya pengawasan proses produksi.
Tantangan geografis (daerah 3T), situasi keamanan, dan perbedaan alokasi biaya distribusi karena kemampuan keuangan daerah yang bervariasi menjadi perhatian. Diusulkan agar pendanaan Pilkada dapat diambil alih oleh APBN.
Tantangan waktu yang terbatas dalam pengadaan logistik dan potensi sengketa yang berdampak pada logistik.
Pentingnya penguatan kelembagaan melalui bimbingan teknis, monitoring, supervisi, dan pendampingan pengelolaan logistik secara optimal.
Detailisasi komponen anggaran hingga sub-komponen (biaya bongkar muat, penyortiran, perakitan, pengepakan, penyimpanan, distribusi).
Menjalin kerja sama dengan kementerian/lembaga/institusi lain (misalnya Polri, TNI, pemerintah daerah) dalam pengamanan dan distribusi logistik.
Secara keseluruhan, Rakor ini menekankan pada penataan arsip yang komprehensif, mulai dari digitalisasi, pemahaman kategori dan sifat arsip, hingga implementasi jadwal retensi secara ketat. Selain itu, evaluasi tata kelola logistik Pemilu dan Pilkada 2024 menjadi dasar untuk perbaikan di masa mendatang, termasuk penyesuaian anggaran dan penguatan koordinasi antarlembaga.
Peserta dari KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Timur yang diundang dalam Rakor ini adalah Ketua KPU, Sekretaris, dan Kasubbag KUL masing-masing daerah. Hal ini menunjukkan pentingnya koordinasi antara pimpinan dan penanggung jawab teknis dalam implementasi kebijakan retensi arsip.
Dengan adanya internalisasi PKPU ini, diharapkan pengelolaan arsip di KPU Kabupaten/Kota, khususnya KPU Pamekasan, akan semakin tertata, transparan, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
